プリザンターとは何だ?~③情報共有の課題 その2

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前回のまとめと本記事の概要

こんにちわ。リーデックス小川です。

さて、前回の記事では、情報共有の問題点として、エクセル、メールでの問題点、および情報共有の「重さ」についてまとめました。今回も、情報共有の問題点についての、続きをまとめて行きたいと思います。

複数人による情報共有の難しさ

前回の記事でも少し触れましたが、顧客管理、営業管理、プロジェクト管理などをエクセルで共有、管理している企業や部門が多く見受けられます。エクセルは汎用的なツールで、近年ではどんな業種、業態でも利用する一般的なツールです。そのため、情報共有の目的でも利用されることが多いのではないでしょうか?

しかし、業務が拡大、人数も増えてくる中で、エクセルを使い続けると、下記のような問題に直面すると思います。

複数人で編集できない

前回の記事で書きました。それに加え、エクセルで管理していると、修正したのは誰なのかがわからなくなってきます。社内メンバーで気軽に聞ける環境であれば良いですが、お客様とも共有している場合は、トラブルの元となる可能性が高くなります。

最新版がわからなくなる

前回の記事でも書きましたが、更新頻度が頻繁になってくると、ブックのバージョン管理が必要になります。共有フォルダを作成し、ファイル命名規則でブックのバージョン管理を行うことが一般的だと思います。この場合でも、一日に何度も修正するようなファイルだと、人によってはローカルPCにファイルをコピーして修正してしまうこともあり、共有ファイルにあるブックが最新でない可能性があるため、バージョンの差異が発生することが多くあります。

変更されても気付かない

いろいろな人が1つのブックを修正すると、どの部分を修正したかがわからなくなります。修正した場所に色をつけて日付と名前を記述する、といったルール化で乗り切ることもできますが、人数が増えると徹底させることが難しくなります。リモートワークでGooogleスプレッドシートで管理している業務がありましたが、変更を察知することは難しいようです。

 

これらは、エクセルが汎用であるが故におきている現象です。ツール自体が共有する目的ではないため、情報共有に人手がかかるルールで解決するしかないため、ミスやトラブルが連発してしまいます。

 

 

専用ツールの導入を検討してみる

業務に特化した共有ツールとして、CRM(顧客管理)、SFA(営業管理)、プロジェクト管理など、様々な専用ツールの導入を検討してみたことがある方もいるのではないでしょうか。確かに、専用ツールは業務に特化しているため、便利な機能があらかじめ盛りだくさんについていますが、実際には導入後根付くには相当な強制力が必要になります。なかなか根付かないのは、下記のような理由があるからだと推測します。

 

導入の準備が大変で、すぐに利用できない

専用ツールの営業さんの話を聞くと「すごい機能が盛りだくさん!すぐに移行しよう!」となりがちです。

しかし、話を進めていくと、使っているデータを出してほしい、使っている帳票を教えて欲しい、その業務にあわせるにはカスタマイズが必要だ、など、人手とコストがかかるような作業(要件定義)が多く発生します。

すべての要件をだし尽くし、専用ツールに組みこみ、データ移行した状態で始めて利用開始となります。すべてが終わるまで数ヶ月以上かかることがしばしばあります。その間に、業務が変わってしまうこともあるでしょう。

すべての業務をひとつの専用ツールに乗せかえることは、それだけコストと時間がかかるものなのです。

 

ツールの機能に業務を合わせる必要がある

いくら専用ツールが多機能であるとはいえ、企業ごとに異なったやり方(業務)があるため、すべてを合致させることは難しいでしょう。その場合は、ツール自体をカスタマイズするか、ツールに業務をあわせるか、のいずれかになります。

コストと時間が十分に確保できるようであれば、業務に合わせてカスタマイズすることが可能です。現実的ではないため、ツールの機能に業務を合わせるが必要となります。特に導入当初は混乱することが予想され、機能が使いづらいために利用されなくなる、という話があちらこちらから聞かされています。

 

高機能すぎて使いこなせない

専用ツールには、本来の業務に不要な機能もたくさんあります。必要最低限の機能でよいはずです。利用しているツールの機能のうち、実際には20%しか使っていない、という調査結果もあります。よく使っているエクセルですら、すべての機能を使っている人は、ほんの一握りだと思います。

一見便利に見えるグラフィカルな図やグラフの出力機能ですが、本当に必要なのでしょうか?

 

高額すぎて費用対効果が合わない

実はこれが一番ネックなのではないかと思います。専用ツールの場合、初期導入費用に加え、年間のパッケージ維持費用(名称は違う場合があります)を支払う必要があります。独自ノウハウが必要なことから、カスタマイズ費用も高額になる傾向があります。

時間とコストをかけて作り上げたシステムを使ってみると、費用の割りに使いづらく、作業効率が下がり、作業者の負担が増えてしまうといった負のスパイラルに陥ることがあります。

 

もちろん、専用ツールを導入して劇的に作業効率が上がった、という企業もあるかとおもいますが、多くの企業は、導入を失敗してしまい、かゆいところに手が届かない、使いづらいものを我慢して使う状況になっているのが現状です。

情報共有がうまく行かない

以上、今までいろいろと情報共有の問題点について書いてきました。本来は企業として価値のある情報なのにもかかわらず、共有されていないために発生するマイナスは計り知れないのではないでしょうか?

プリザンターがこれらの問題を解決するソフトウェア(サービス)であることを、次回から書いて行きたいと思います。

 

 

 

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