「プリザンターとはなんだ？」シリーズは、プリザンターを始めて知った方向けに、プリザンターの概要をご紹介している全6回の記事です。本記事の最後に、各記事へのリンクがあります。
前回のまとめと本記事の概要
こんにちわ。リーデックス小川です。
さて、前回の記事では、プリザンターの近況と情報共有におけるエクセルの問題点の概要を書きました。今回の記事では、一般的な情報共有の問題点についてまとめて行きたいとおもいます。
エクセルとメールにおける共有の問題点
一人で仕事（作業）をしているとき、誰かに自分の情報を共有する、また、誰かの情報を共有することを必要としないと思います。
しかし、そんな仕事はほぼほぼないのではないでしょうか？
ほぼすべての仕事が、社内のメンバーと、他の会社（パートナー）のメンバーと、お客様と、その他、あらゆるメンバーと情報共有していると思います。
エクセルでの情報共有
社内のメンバーと情報共有をする場合、一番最初に思いつくのはエクセルでの共有です。弊社でも、一部の業務では情報共有にエクセルを利用しています。
いままでの経験では、エクセルで回る業務は「ごく少人数（1～3名）程度の共有で、修正頻度が低く、データ履歴は気にしない」という性質を持っているように思えます。
業務の対応範囲が広がり、共有人数が増えると、更新したいときに他の人が使っているために更新できない、データ履歴が消えてしまった、などのトラブルが多発することがしばしばあります。
（※エクセルには共有機能もありますが、ファイルが壊れたりロックが上手く利かなかったりと、トラブルが多いので利用することをおすすめしません）
メールでの情報共有
社外のメンバーと情報共有をする場合、メールを利用することが多いのではないでしょうか？
最近は、SlackやChatworkなどのチャットツールを利用することも増えてはきましたが、まだまだメールが多いように見受けられます。
メールでのやり取りに加え、添付した資料での情報共有を行っている方も多いかとおもます。
この方法は、もっとも簡単ですぐにできるのですが、更新する人や更新頻度が増えると、メールの本文に説明文を長々と記載する必要が出てきます。
また、エクセルで課題管理など履歴が必要なものを共有していると、いつ添付されたものが最新なのかがわからなくなってきます。
情報共有が「重たい」
企業には、共有データの種類が数多くあります。業界、業種により様々だとは思いますが、ざっとあげただけでも下記のようなデータがあります。
数多くのデータですが、実際には単独で利用することは少なく、例えば、商談管理で顧客情報を利用する場合は、顧客管理のデータを紐付ける必要があるかと思います。
このように、上記共有データは単独で利用するだけではなく、他のさまざまな共有データに密接に絡んでいるのではないでしょうか？
これらをエクセルで管理、関連されるのはかなり難しいと思われます。このほかにも、データの目的ごとに、下記のような情報共有の問題点あります。
定量データ
大人数で行う仕事の状況を把握するために必要だが「報告」を必要とするためなかなか最新化されない。
定性データ
定量データの背景や経緯を把握するために必要となる。定量データと紐付いていない事が多い。
フローデータ
電子メールやチャットなどに散乱している。気軽に情報共有が行えるが再利用しにくい。
ストックデータ
マニュアルやリファレンスなど組織のノウハウとして重要だが、検索のしやすさや更新履歴の管理が課題。
このように、共有しなければならないデータは多くあります。共有の必要性に駆られて、必要以上にがんばらなければならない、それ自体が負担となる「情報共有が重い」状況に陥ってしまっています。情報共有が続かない大きな原因のひとつだと思います。
さらに、マネージャーは上記のようなデータ管理やデータを2次利用した資料作成などに時間を費やすことになります。報告のたびに聞きまわり、自分の取りまとめはみんなが帰ったあと。情報共有ができていればこんなことは行いはずなのに・・・と、悔しい思いをしている方は多いはずです。
次回も、情報共有の問題点について書いていきます。
■ 初めての方向けコンテンツ「プリザンターとは？」（全6回）
