こんにちは。
リーデックス小川です。
久しぶりの更新となってしまいました。すっかりと寒くなり、日が落ちるのが早くなりましたが、体調はいかがでしょうか？
さて、今回は通知機能の送付先の設定方法や変更方法やについてトレーニングにてご質問があったためまとめてみました。
- 通知機能とは？
- 宛先を管理画面で複数設定する
- レコードごとに通知先を複数設定する（分類の複数選択）
- レコードごとに通知先を複数設定する（Wiki利用）
- レコードごとに通知先を複数設定する（説明利用）
- まとめ
通知機能とは？
通知機能とは、テーブルでレコードの新規作成や更新などを行ったさいに、メールやslackなどに自動通知する機能です。詳細は、下記公式サイトやブログ記事を参照してください。
宛先を管理画面で複数設定する
基本的な通知の宛先の設定方法です。管理画面の通知より、「アドレス」に送付先を設定します。
設定できるものは
- 固定メールアドレス
- 担当者、管理者
- タイトル、内容、分類、説明
です。
固定メールアドレス以外の項目を指定する場合は、項目名を[XXXX]と中かっこで括ります。複数設定することもできます。複数設定する場合は、カンマで区切って指定してください。
例）
test@hogehoge.com,test@fugafuga.com
test@hogehoge.com,[管理者],[分類A]
送信するメールアドレスが決まっている場合は、メールアドレスをこの方法で設定すればOKです。
レコードごとに通知先を複数設定する（分類の複数選択）
次にレコードごとに通知先を選択したい場合について考えてみます。
分類を複数選択ありに設定し、メールアドレスを選択肢一覧に設定、通知のアドレスにこの分類を設定することで、レコードごとに複数の送付先を動的に設定することができます。
レコードごとに通知先を複数設定する（Wiki利用）
これを少し応用し、通知のメールアドレス帳として、Wikiにメールアドレスを設定する方法について考えてみます。
Wikiを作成し、下記のようにメールアドレスと内容に記載、通知のアドレスに設定した分類にリンクを設定します。
機能としては先ほどと変わりませんが、マスタとして登録することで、任意の分類で使いまわしができるという点が優れています。
レコードごとに通知先を複数設定する（説明利用）
さらに、下記のような場合を考えてみます。
- 固定の送付先だが数多い
- 原則は固定のアドレスだが特定のレコードだけ変更したい
こんな場合は、説明のマークダウンと規定値、項目のアクセス制御を利用することで解決できるかもしれません。
- 任意の説明項目の規定値にメールアドレスを指定する。
- 項目のアクセス制御を利用し、特定ユーザのみ変更できるように設定する。
- メールアドレスを完全に固定する場合は、読み取り専用や非表示に設定する。
項目のアクセス制御については「作成時のアクセス制御」と「更新時のアクセス制御」に、ユーザを設定することで、メールアドレスの編集を許可することができるようになります。
編集するユーザ以外は表示させたくない場合は、「読取り時のアクセス制御」も設定するとよいでしょう。
なお、説明項目などに複数メールアドレスを指定する場合、カンマで区切るか改行で区切るかを選択できます。説明のマークダウンに記載する場合は、改行で区切ると視認性が上がるためおすすめです。
まとめ
今回は、通知で複数のメール送信先をさまざまな方法で変更する方法について、わかりやすく解説しました。通知は強力な機能ですので、ぜひ使いこなしてみてください。
弊社では、1時間単位でご相談頂けるサービス「気軽 ni プリザンター」をご提供させてただいています。Zoomなどのオンライン会議を利用し、全国どこでもご対応させていただくことが可能です。ぜひお気軽にお問合せください。
それでは、今回はこの辺で。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
