こんにちわ。
リーデックス小川です。
テレワークにもだいぶ慣れてきました。作業部屋をより便利にするために、ホワイトボードとUSB充電用スタンドを購入しました。特にホワイトボードは、情報の整理とテレビ会議での利用ができるので、重宝しています。
さて、今回は、テレワークの情報共有でプリザンターを活用する方法について記事にしていきたいと思います。急なテレワーク対応で、情報共有に問題を感じている方がいらっしゃいましたら、ぜひ参考頂ければと思います。
テレワークの導入・運用について
厚生労働省のWebサイトにあるテレワークについてのノウハウ、知識、留意する点が記載されているガイドブックがあります。
テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック
https://work-holiday.mhlw.go.jp/material/pdf/category7/01_01.pdf
上記資料の中に「第5章 テレワークのためのICT環境づくり」で「コミュニケーションツール」について、会議システム、Eメール・チャットとともに、情報共有ツールが紹介されています。
- 会議システム
GoogleのMeet、MicrosoftのTeamsやSkype、Zoomなど - Eメール・チャット
Chatwork、SlackやMicrosoftのTermsなど - 情報共有ツール
プリザンターなど
情報共有ツールとは?
情報共有ツールについて、資料には下記のように記載されています。
情報共有ツールとは、従業員の保有する情報を場所にとらわれず従業員間でやり取りするために利用するツールのことです。
資料の電子データや業務で利用する音声、写真、映像情報などを従業員間で共有するために利用するツールです。電子的な情報共有によって、場所にとらわれない共同作業が容易にできるようになります。また、業務進捗の「見える化」や成果の提出、顧客から得た情報や従業員個人のノウハウ・知識の共有にもつながります。
上記をまとめると情報共有ツールとは、下記の様な特徴があります。
- 資料の電子データや業務で利用する音声、写真、映像情報などを従業員間で共有する
- 業務進捗の「見える化」や成果の提出
- 顧客から得た情報や従業員個人のノウハウ・知識の共有
上記についてプリザンターでの実現性について記載していきたいと思います。
資料の電子データや業務で利用する音声、写真、映像情報などを従業員間で共有する
プリザンターでは、添付ファイル機能を利用することで、音声、写真などのメディアを共有することができます。詳細は下記をご覧ください。
また、画像については、添付するだけではなく一覧画面や編集画面に直接表示することができます。
業務進捗の「見える化」や成果の提出
ホワイトボードやEXCELで進捗管理を行っている方も多いかと思います。
進捗管理は、受注前の商談管理や受注後の案件管理、納品物の管理などプリザンターのご相談で最も多く、ご利用されている方も多いと思われます。プリザンターはもともと管理者を楽にするために開発されていますので、最も得意なところです。
一覧での管理はもちろんのこと、表示をカンバンに変更することで直感的な画面で管理できるようになります。
顧客から得た情報や従業員個人のノウハウ・知識の共有
プリザンターは顧客管理も進捗管理同様にご相談の多いものの一つです。「コメント」機能より顧客ごとに情報をまとめることができますが、リンク機能を使用してより詳細に情報を管理することもできます。
また、日報をプリザンターで管理することで、個人の知識やノウハウを共有することができるとともに、業務進捗や顧客状況に紐づけて管理することも可能となります。
まとめ
今回は、テレワークの情報共有でプリザンターを活用する方法について記事にしてみました。具体的な活用方法や導入方法について相談したい方は、テレビ会議にて全国対応可能ですので、ご遠慮なくお問合せください。
それでは、今回はこの辺で。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。