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プリザンターの使い方③ ~案件管理、商談管理、採用管理などで使われています

こんにちは。
リーデックス小川です。

めっきり寒くなってきましたね。先日、立川にある昭和記念公園に紅葉を見に行ってきました。同じような目的の人が多く、外国人の人もとても多くいらっしゃいました。いちょうがきれいに色づいていて、とてもきれいでした。また、ボールで遊べる広いスペースがあり、子供たちとボールを思いっきりけって体をうごかしたので、とても気持ちがよかったです。紅葉はまだ大丈夫だと思いますので、ぜひ行ってみてください。

www.showakinen-koen.jp

 

さて、今回はプリザンターの使い方の第3回目です。プリザンターの使い方で、どんな業務で利用されいるのか、また、その利用方法について書いていきたいと思います。第1回目、2回目を読んでいない方は、より理解が深まると思いますので、先に目を通していただければと思います。

 

pleasanter.hatenablog.jppleasanter.hatenablog.jp

 

 

 こんな人悩みを持つ人におすすめ!

プリザンターがどんな業務で使われているのかが知りたい!

 

具体的な事例

それでは、いくつか具体的な事例で説明していきたいと思います。実際にお客様が利用していたり、弊社で利用したりしていたりする業務です。

  • その1:情シス部門での案件管理
  • その2:印刷業での工程管理
  • その3:営業部門の商談管理
  • その4:人事部門での採用管理
  • その5:マッチング管理
  • その他:さまざまな管理

 

その1:情シス部門での案件管理

プリザンターはもともと、システム構築のプロジェクト管理をできるだけ楽にしたい、というところからスタートしています。そのため、プロジェクト管理で必要な機能は網羅されています。

一般的なプロジェクト管理で必要な進捗管理はガントチャートで見ることができますし、状況の管理もエクセルと「未着手」「実施中」「完了」などを登録しておくことで簡単にフィルタリングが可能です。表示形式を「かんばん」に変更すると、ドラックでステータスを変更できますので、会議で情報を共有するときに活躍します。

また、添付ファイルも設定することができますので、仕様書やデザインファイル、テスト結果などを簡単に共有することが可能です。コメント機能もありますので、日々の進捗を文字で残しておくことができ、途中からプロジェクトに入ってきた人でも過去の経緯を追うことが簡単にできます。

 

pleasanter.hatenablog.jp

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オンプレミスで稼働させていれば、人数による課金もありませんし、権限管理も細かくできますので、適切に設定すれば、社内だけではなく、協力会社にプリザンターを開放して、情報を共有する、ということもできるようになります。

 

その2:印刷業での工程管理

印刷業の方が、工程管理を紙で行っていて、各工程ごとに現場がちがうため、お客様から問い合わせがあったときにその紙を探しに各現場を走り回らなければならないという課題があり、プリザンターを導入していただきました。

印刷に利用する素材を張り付けてたり、手書きで指示があったりするため、紙をなくすわけにはいかないため、プリザンターには、基本的な顧客情報と案件情報、進捗を確認するための状況を登録するようにしました。現場の方は、自分の担当が完了したら、プリザンターに工程の「完了」のみを登録するようになっています。

最終的に終了した案件の紙は、おなじような案件の場合の参考用として、PDFにしてプリザンターに添付する、という運用となりました。なお、タブレットでも利用していただいており、外出先で営業が案件状況の確認やPDFの修正などを行うことができるため、とても効率的に利用できているとのことです。

 

その3:営業部門の商談管理

こちらもよく使われています。営業がお客様からの引き合いから受注、納品後の請求までを一元管理するために利用していることが多いようです。社内ファイルサーバに配置されたEXCELで管理していることが多いようですが、プリザンターで管理することで、競合などを気にせず、どのタイミングでも更新することができるようになります。弊社では、Slackで登録や更新があった場合にはすぐに通知が来るように設定しており、いつでも最新の情報を簡単に確認できるようにしています。

外出先でわかりやすく情報を確認、登録するために、弊社が開発した「スマホ de プリザンター」を導入しています。スマホでも見やすい画面になっているため、電車の中でもストレスなくプリザンターで情報を共有することができます。簡単に導入することができますので、気になった方は、ぜひチェックしてみてください。

peraichi.com

 

その4:人事部門での採用管理

弊社では、主に転職応募者の管理で利用しています。在宅勤務で転職希望者をスカウトしている方が何人がいます。プリザンター導入前は、転職希望者とのやり取りや経歴書などのドキュメントをメールでやり取りをしていたのですが、人数が多くなると過去の情報を追うのが難しくなります。また、面接を行う担当も別でいるため、情報の共有が難しいうえに、年収などの情報は特定の人のみ見れるように管理する必要があり、メールでのやり取りは情報の機密性についても問題がありました。

プリザンターを導入することで、すべての情報を一元管理することができました。やり取りもコメント機能を利用しておこない、ドキュメントも添付機能を利用することで、もれなく、ダブりなく管理することができるようになりました。また、機密情報には項目のアクセス制御を設定し、見てよい人を制限することで機密性を担保することができるようになりました。

なお、プリザンターの他にチャットワークでも会話してもOKなルールにしていたので、普段の雑談や愚痴はそちらで行うようにしていたため、堅苦しくなりすぎずに業務を進められました。もちろん、通知はチャットワークに飛ぶように設定しています。

 

pleasanter.hatenablog.jp

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その5:マッチング管理

マッチング業務にプリザンターを利用していた事例があります。店舗を手放したい法人と、その店舗を利用したい個人を紐づけるとともに、それぞれの商談状況の進捗を管理するため、全営業がプリザンターで状況を共有しています。1店舗に対して複数の候補者(個人)がいて、複数の営業が同時に動いているため、進捗を漏れなく効率的に共有しないと、ダブルブッキングなどが発生してしまいます。

いろいろなツールを利用して管理していたようですが、プリザンターをオンプレミスで利用することで、コストを抑えながら簡単にマスター管理や進捗管理ができる仕組みができたとお褒めの言葉を頂いています。

一般的なWebページ上のマッチングサイトのようにユーザが自ら条件を入力してマッチングするのではなく、マッチングを人が行う業務を行っている場合であれば同じように絶大な効果があると思います。

 

その他:さまざまな管理

製造業でIT化されていないお客様がとっかかりとしてプリザンターを利用して案件管理を行ったり、散在しているEXCELの亜種の管理に困っていたお客様がプリザンターで登録させるようにしたり、勤怠管理や予算管理をスクリプトやスタイルでカスタマイズして利用していたりと、様々な管理で利用され始めています。汎用性に優れた情報管理ツールなので、使い方は様々で、いろいろな業務や管理に利用されているようです。

 

まとめ

今回は、プリザンターがどんな業務で利用されているかを書いてみました。
ご紹介した以外にも、さまざまな情報共有で利用されていますので、まずは、1テーブル、2~3名で業務を回してみてください。その先に、しあわせな未来が待っていると思います!

それでは今回はこの辺で。
最後までご覧いただきありがとうございました。