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プリザンターの使い方②~プリザンターをほかの人に使ってもらうためには?

こんにちは。
リーデックス小川です。

先日、横浜国立大学の学祭に行ってきました。毎年行かせてもらっていますが、学生さんの熱気がすごく、刺激を受けて帰ってきます。年々出店が少なくなってきてさみしさもありますが、普段はいらない大学の雰囲気や、学生さんとのコミュニケーションが取れるので、ぜひほかの大学の学祭に行ってみてはいかがでしょうか?

www.ynu-fes.com

 

次に少しだけ告知です。11/12に講習を行います。ぜひご参加ください!

pleasanter.connpass.com

 

さて、今回はプリザンターの使い方①に引き続き、比較的経験が浅い方向けにプリザンターの使い方について書いていきたいと思います。 今回は、ほかの人に使ってもらう意は何をすればいいか?という視点で書いてみたいと思います。

まだ前回の投稿を見ていない方は先に読んでいただくことをおススメします。

pleasanter.hatenablog.jp

 

 こんな人悩みを持つ人におすすめ!

ほかの人に使ってもらうための施策に困っている方。具体的には下記のようなことに困っている方にオススメです。

  • すでにあるEXCELなどのデータをプリザンターに取り込みたい。
  • 一目でわかる画面表示にしたい。
  • 更新する頻度を上げるに仕組みがほしい

 

テーブル作成後にほかの人に使ってもらうためには?

プリザンターは情報共有を目的としたツールですので、自分以外の人が情報を更新してくれるかがポイントなります。そのためには、便利で使いやすいことがとても重要になります。下記のような対応は必須になるでしょう。

  • 既存のデータがすでに入力されている
  • 欲しい情報が一目でわかる画面
  • ほかの人に更新してもらう

上記について、具体的何をしていけばよいかをまとめて行きたいと思います。

既存のデータをプリザンターに取り込む

新しいツールを利用するとき、使っていたデータはすぐに使えることは当たり前ですね。データを1件1件登録するのはとても骨が折れると思います。プリザンターでは、CSV形式でデータを取り込む機能があります。それが「インポート」です。

インポート

各テーブルの画面下に「インポート」ボタンがあるかと思います。この機能を利用すると、CSV形式のデータのインポートを行うことができるようになります。

 

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EXCELであれば、CSVデータに変換して保存できますし、そのほかのツールでもCSVデータへの変換、もしくはEXCEL形式の変換はできると思いますので、インポートするデータを作ることは難しくないでしょう。具体的なインポートの仕方については、下記サイトにまとめられていますので、参考にしてください。

 

pleasanter.hatenablog.jp
pleasanter.hatenablog.jp

 

 

必要な情報が表示される一覧にするには?

一目で必要な情報が把握でれば、ツール(プリザンター)を使い続けることのメリットを感じてもらえるかと思います。一覧画面では「集計」「フィルタ」「ビュー」を設定することで、より情報をまとめて把握することができるようになります。

集計

数値項目の合計値や平均値などを一覧画面の上に表示することができます。分類ごとの合計値などを表示することも可能です。慣れるまでは少し見にくいかもしれませんので、見た目を変えたい、ということであれば、スクリプトを利用することで実現できると思います。

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集計をうまく使えば、一覧を表示しただけで、ほしい情報のサマリーを見ることができるようになりますのでぜひ有効的に活用してください。具体的な設定方法は下記をご覧いただければと思います。
pleasanter.hatenablog.jp

 

フィルタ

フィルタはEXCELのフィルタと同じように、データを絞ることができます。画面の上部で設定するやり方と、EXCELと同じように 行のヘッダ部分で設定するやり方があります。見た目は違いますが、結果は同じになります。

こちらは、以前詳しくまとめてある記事がありますので、下記を参照いただければと思います。

pleasanter.hatenablog.jp

pleasanter.hatenablog.jp


pleasanter.hatenablog.jp

 

ビュー

一覧の設定でも表示を変更することができましたが、あらかじめ表示する列や条件(フィルタのように)を設定しておき、一覧画面で呼び出すことができます。これが「ビュー」という機能です。一覧画面の右上にプルダウンで表示されます。

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ビューについては、別途作成することを計画していますので、作成しましたらこちらにリンクを貼るようにします。その他参考となる記事を貼っておきますので、もしよければご覧いただければと思います。

pleasanter.hatenablog.jp

pleasanter.hatenablog.jp

 

ほかの人の更新や期限に気づくための設定

やることはわかっているのだけれど、ついつい忘れてしまう・・・この経験をしない人はいないと思います。付箋やメモに残すことは忘れないようにする施策ですが、タイミングよく教えてくれる仕組みがあれば、それに越したことはありません。プリザンターでは「通知」「リマインダー」といった機能がありますので、有効的に使っていきましょう。

通知

複数のひと、特に社内外でのやり取りや部署をまたいだやり取りを行っていると、誰がいつ更新したかを能動的に取りに行くのではなく、システム側から通知してもらう仕組みがあると、閲覧の頻度が飛躍的に上がるとともに、更新する機会が増えます。

プリザンターでは、メール、Slack、Chatwork、Lineなどのツールと連携し、通知を行うことができます。スマホでも確認できますので、外出先、電車の中でも簡単に確認することができますね。

Slack、メールのやり方は下記にまとめてありますので、参考にしてみてください。 

pleasanter.hatenablog.jp

pleasanter.hatenablog.jp

 

リマインダー

タスクや課題など、期限があるものについては、いつまでにやるかをすべて記憶するのは難しいと思います。他のツール同様に、プリザンターにもリマインダー機能があります。期限の〇日前、のように設定しておくと、その期限を切ったデータについてメールでリマインドが送られてきます。

こちらのも別途記事にすることを計画していますので、でき次第こちらにリンクを張るようにします。

 

まとめ

今回は、ほかの人に使ってもらうための設定についてまとめてみました。

繰り返しとなりますが、プリザンターは情報を共有するためのツールとなりますので、いかにほかの人に使ってもらえるようにするか?がポイントとなります。今回の記事を参考にして、オリジナルの設定を検討してみてもらえると嬉しいです。

それでは、今回はこの辺で。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。