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プリザンターの使い方①~初めてのテーブル作成でのポイントは?

こんにちは。
リーデックス小川です。

今回は少しだけ告知を。11/12にプリザンターの講座を開催します。今回も無料コンサルティング付きです。これからプリザンターを利用する方がいましたら、ぜひご参加ください。

pleasanter.connpass.com


今回は、プリザンターで初めてテーブルを作成するときのポイントについて記載したいと思います。講習をさせていただくと、初めて使うときに何をしてよいかわからない方も多いようです。高機能なプリザンターのとっかかり、初めに行うべきポイントを書いていきたいと思います。

 こんな人悩みを持つ人におすすめ!

  • Webサイトや資料を読んで何となくわかったけど、どうやって使ってよいかわからない。
  • ログインしてざっくりと使ってみたけど、業務に使えるテーブルの作り方がわからない。
  • 始めてプリザンターを使ってみるので、テーブルを作成するまでの流れを知りたい。

 テーブル作成のポイント

それでは、初めてテーブルを作成をするときのポイントについて書いていきたいと思います。ズバリ、下記3点となります。

  1. テーブルの種類を決める
  2. 利用できるテンプレートを確認する
  3. 管理画面「エディタ」と「一覧」を修正する

順を追ってみていきたいと思います。

1.テーブルの種類を決める

テーブルを作成する前に、テーブルの種類を選択します。プリザンターでは、テーブルは大きく分けると2種類あります。記録テーブルと期限付きテーブルです。どちらのテーブルも、操作方法は変わりません。

記録テーブル

期限の必要のないデータを管理するために使います。顧客マスタやユーザマスタなど、マスタ系や営業日報などのノウハウ系のデータの場合は、こちらを利用するとよさそうです。

期限付きテーブル

は、データに終了日を設けることができます。例えば、課題管理表やタスクなど、期限がある方がメンテナンスしやすい場合は、期限付きテーブルで管理したほうが良いです。なお、この期限は必須項目のため、期限が関係ないデータでも必ず設定しなくてはならなくなりますので注意してください。

期限付きテーブルでは、記録テーブルにはない「ガントチャート」「バーンダウンチャート」を表示することができます。

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ガントチャート、バーンダウンチャートはスケジュール管理やタスク管理では有能なツールです。ぜひ使いこなしてみてください。

また、任意項目として、デフォルトで開始、作業量、進捗率、残作業量の入力欄が表示されます(残作業量は読み取り専用です)。残作業量については、作業量-(作業量×進捗率)を自動計算する設定になっています。

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また、期限付きテーブルでは、完了、作業量、進捗率が独自の表示がされます。

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完了日に設定した日を超えた場合は、「●●日超過」と表示されます。作業量と進捗率は棒グラフで表されます。

【重要】テーブル作成後の注意

テーブル作成後には、テーブルの種類を変更できないという点です。記録テーブルから期限付きテーブルへ、またはその逆は変更できませんので、テーブル作成時にはお気を付けください。

 

2.利用できるテンプレートを確認する

プリザンターの特徴の一つとして、テンプレート機能があります。これは、あらかじめ頻度が高いと思われるテーブルがテンプレートとして用意されています。これらを利用することで、1からテーブルを作る必要はなくなりますので、初めての作成時にはとても参考になり、業務利用開始までの時間をとても短縮することができるようになると思います。作成する前にテンプレートに少し目を通しておくとよいでしょう。

 テンプレート一覧(フォルダ表示時に右上メニュー「新規作成」をクリック)

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営業→顧客管理のテンプレート

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テンプレートについて以前も記事にしてありますので、ご参考いただければと思います。

pleasanter.hatenablog.jp

pleasanter.hatenablog.jppleasanter.hatenablog.jp

 

注意点として、先ほども挙げた通り、テーブルの種類(記録テーブル、期限付きテーブル)はあらかじめ決まっているため、変更することはできません。気に入ったテンプレートでも種類が違う可能性がありますので、よく確認の上利用してください。

 

3.管理画面「エディタ」「一覧」を修正する

最後のポイントとなります。管理画面を見ると、いろいろ設定項目があり、何をしたらよいかわからないことが多いと思います。そこで、初めてプリザンターを使う人は「エディタ」と「一覧」を変更しましょう。この2つをマスターすれば、プリザンターの50%はマスターしたといっても過言ではありません!(いや、過言かもしれませんが(笑))

「エディタ」は、編集画面の入力項目を変更する内容となります。また、「一覧」は一覧画面のテーブルに表示される項目や順番、表示方法などを変更できる画面となります。

エディタ設定画面

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一覧設定画面

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エディタについては、下記の記事や記事内にあるリンクを参考にしてください。

pleasanter.hatenablog.jp

pleasanter.hatenablog.jp

 

また、一覧については、下記記事が参考になると思います。 

pleasanter.hatenablog.j  pleasanter.hatenablog.jp

pleasanter.hatenablog.jp

 

まとめ

今回は、初めてテーブルを作るときに何をしてよいかわからない方向けに3つのポイントに絞ってやることを書いてみました。慣れるとサクサクできると思いますので、ぜひ参考にしてみてください。

今回はこの辺で。
最後までご覧いただきありがとうございました。